Сбор и введение информации

В процессе формирования документа осуществляется набор и редактирование проектов документов, автоматизированное прохождение документов по согласующим инстанциям, с возможностью их корректуры в части их касающейся. Готовый документ выводится на печать для подписи соответствующего руководителя. Подписанный документ получает номер регистрации, вводится в базу документов и становится доступен для определенных подразделений или должностных лиц. После внедрения на всех уровнях системы электронных подписей распечатка документа может осуществляться после подписи собственно приказа в электронном виде и регистрации его в электронном виде. При этом распечатанный документ используется только для подшивки в качестве архивного документа. В соответствии с подписанными документами осуществляется актуализация базы данных ПГУ.

Дальнейшее использование документов осуществляется в рамках системы электронного документооборота (СЭД) в соответствии с установленной административной ответственностью должностных лиц по каждому виду документов. Все ранее созданные и подписанные документы хранятся в базе данных в виде соответствующего архива, доступного лицам, в чью должностную компетенцию входит работа с указанными документами.

СЭД предназначена для осуществления процессов автоматизированной подготовки и транспортировки административных документов, в соответствии с принятой организационной структурой ПГУ (рисунок 3.1).

ФАКУЛЬТЕТЫ

И ИНСТИТУТЫ

Рисунок 3.1 – Структура движения документов между

структурными подразделениями в ПГУ
Основные принципы реализации функций ввода информации [(информация условно делится на сведения (отдельные данные) и документы – специальным образом оформленные совокупности сведений (распоряжений, приказов, инструкций и т.п.)] в систему следующие:

– система ориентируется на сбор сведений обо всех аспектах деятельности вуза: все сведения (по мере развития), которые фигурируют в документах университета, находятся в САУ;

– ввод информации осуществляется в процессе реализации собственно процедур управления без специального сбора информации. Иначе говоря, все должностные лица готовят документы по утвержденной и запрограммированной в рамках САУ форме стандартных шаблонов. В случае, если нужного шаблона нет в системе, оператор вправе создать новый шаблон, используя конструктор шаблонов, имеющийся в системе. Документы, сформированные вне этой системы, не должны признаваться действительными (для принятых в эксплуатацию подсистем и фрагментов САУ);

– в документ, как первичные, вводятся в САУ только те сведения, которые входят в компетенцию данного подразделения (личные сведения о работнике – в отделе кадров, характеристики образовательной программы – в учебном управлении и т.д.). Остальные сведения переносятся в формируемый документ из баз данных САУ;

– движение документов в процессе их формирования, если они формируются не одним должностным лицом, осуществляется по заранее разработанному и программно зафиксированному маршруту (от одного подразделения к другому). Таким образом, реализуется функционально-структурный подход (примат функции над структурой):

– программируется логика формирования документов, как последовательность функций, которые могут быть закреплены за определенными должностными лицами.

– любая коррекция документа после его регистрации и присвоения номера не допустима. При необходимости внесения изменений, формируется новый документ со своим оригинальным номером (кодом). Тем самым всегда может быть восстановлена история создания документа (автор документа, дата создания, подразделение);

– любой документ может быть просмотрен, переслан, отпечатан только из базы готовых документов;

– хранение информации осуществляется в соответствующих базах данных по функциональному признаку (кадры, учебный процесс, учебно-методические документы, помещения, и т.п.). В САУ имеется карта хранения документов и ведется их реестр, обеспечивающий оперативный поиск нужного документа;

– в САУ имеются базы первичных данных, касающихся всех исходных сведений, соответствующие предметным областям деятельности вуза. Например, все сведения о сотруднике (студенте) хранятся в базах данных управления кадров. Все эти данные доступны для их использования при формировании документов и их имена однозначно используются при программировании форма отчетов (фамилия, должность, курс, учебная дисциплина, номер аудитории и т.д.);

– любые сведения могут быть использованы лицами, имеющими соответствующий уровень доступа. Из сведений по стандартной форме программы (интерфейс пользователя) формируется отчет, который может быть отправлен по любому адресу и выведен на печать;

– данные подразделяются на актуальные (действующие), которые используются для формирования текущих документов (отчетов), и архивные (все те данные, которые замещены актуальными);

Поиск информации осуществляется пользователем исключительно в пределах его компетенции при помощи поисковых систем или стандартных запросов.

Все документы, находящиеся в процессе формирования, перемещаются по подсистеме электронного документооборота. Готовые документы, как актуальные, так и архивные, а также отдельные сведения предоставляются через пользовательский интерфейс САУ, настраиваемый на определенное должностное лицо.

Каждый пользователь имеет свой уникальный логин, определяющий объем его компетенции по формированию документов, просмотру информации и печати, и пароль, разрешающий вход в систему. Вся информация о печати документов фиксируется. При печати документа его твердой копии присваивается учетный номер (как бланк строгой отчетности), содержащий информацию о времени и месте печати, а также лице, ее осуществляющем.

В рамках системы автоматизированного управления формируются специализированные подсистемы по видам деятельности вуза в целом и его подразделений в отдельности.

Такими подсистемами являются:

Подсистема учета движения кадров (ППС, АХЧ, АУП, УВП), куда относится весь процесс принятия на работу, перемещения по службе и увольнения. Тем самым поддерживаются в актуализированном состоянии сведения обо всех работниках университета. На основе этой базы формируются все приказы, обеспечивающие движение личного состава (рисунок 3.2);

Рисунок 3.2 – Поток информации в области кадровых вопросов

Рисунок 3.3 – Поток информации в области учебной деятельности

Рисунок 3.4 – Поток информации в области хозяйственной и финансовой деятельности

Перечень подсистем может быть дополнен при возникновении соответствующей необходимости.

Каждая подсистема САУ выделяется по функциональному, а не по структурному принципу, таким образом, что в каждой подсистеме реализуются содержательно родственные функции по университету в целом независимо от его организационной структуры. В частности: единая система «Движение студентов» создается независимо от специальности, по которой учится студент, а формирование информационного портрета корпуса не зависит от его предназначения и подчиненности. Это никак не противоречит структуре вуза. Каждое должностное лицо, используя сетевые технологии, исполняет исключительно свои функции, применяя однородное программное обеспечение. Тем самым реализуется важнейший принцип: каждое должностное лицо, реализуя исключительно свои должностные функции, формирует (в части его касающейся) единое информационное пространство университета.

Другим примером собственной разработки одного из элементов системы «электронного» университета является программный комплекс «Абитуриент», который предназначен для полной автоматизации процесса работы приемной комиссии. К области применения программного продукта относится: прием документов от абитуриентов, проведение предварительного и основного тестирования, создание рабочих и выходных документов приемной комиссии. Программный продукт «Абитуриент» состоит из трех частей – «Технический секретарь», «Оператор» и «Ответственный секретарь», каждая из которых отвечает за свою область деятельности и может существовать только во взаимодействии друг с другом.

Первая часть, «Ответственный секретарь» далее «Администратор», предназначена для предварительной корректировки и настройки программного комплекса перед началом приемной компании, согласно действующим правилам приема в ВУЗ, вывода, редактирования и создания новых рабочих и отчетных документов приемной комиссии в целом по ВУЗу, а также ввода результатов тестирования письменных (тест) и устных вступительных испытаний.

Вторая часть, «Технический секретарь» далее «Секретарь», предназначена для автоматизации работы технических секретарей факультетов. Выполняет регистрацию и обработку сведений об абитуриентах; формирование документов, необходимых для оформления личных дел абитуриентов, создания документов отражающих текущее состояние набора по специальностям в рамках факультета, ведомостей устных экзаменов, списков абитуриентов, рекомендованных к зачислению, аналитических справок установленного образца.

Третья часть, «Оператор», предназначена для автоматизации работ связанных с проведением предварительного и основного тестирования, формирования входных и выходных документов, редактирования и настройки шаблонов тестов и ключей. Эта часть программного комплекса может существовать самостоятельно.

К разработанному продукту были предъявлены следующие требования:

Программный комплекс «Абитуриент» разработан для использования в локальной сети под управлением сетевой операционной системы WinServer, локальной операционной системы Windows XP, в настоящее время адаптирован для работы под Windows 7. Кроме того, имеется возможность использования на кроссплатформенной основе. База данных находится под управлением сервера MS SQL. Программа «Оператор» имеет удобный интерфейс сопряжения с программами распознавания образов, создания и настройки шаблонов для сканирования бланков ответов и ключей, таких как FineReader и аналогичных. Все части программного комплекса «Абитуриент» обеспечивают удобный ввод данных, быстрый поиск и сортировку, получение отчетов по всем категориям.

Имеется полное внутренне сопряжение между частями программного продукта в части взаимного предоставления указанных выше сведений из базы данных абитуриентов и ввода в базу данных абитуриентов бальных оценок после проведения тестирования согласно предметам, очередности их сдачи и вида тестирования.

Данный программный продукт для соблюдения правил секретности обрабатываемого материала снабжен системой авторизации доступа двух типов – для администратора и пользователя, где администратору предоставляется режим «Supervisor», а пользователю доступна только та часть, с которой он непосредственно работает, например, технический секретарь факультета должен видеть информацию только по своему факультету.

В качестве платформы для разработки программного комплекса была выбрана последняя версия платформы компании Microsoft – Framework .Net.

.NET Framework – это новая компьютерная платформа, разработанная для упрощения разработки приложений в сильно распределенной среде Интернета [21,22]. В .NET Framework входят несколько основных компонентов: общая языковая среда выполнения, библиотека классов .NET Framework и узлы среды выполнения. Общая языковая среда выполнения является основой .NET Framework. Она управляет выполнением программ и предоставляет базовые службы, такие как управление памятью, управление потоками и удаленное выполнение. Библиотека классов .NET Framework – это обширное объектно-ориентированное собрание классов многоразового использования, которые можно применять при разработке различных приложений, в том числе приложений ASP.NET и веб-служб XML. Кроме того, .NET Framework содержит несколько узлов среды выполнения, включая Windows Forms и ASP.NET, которые работают непосредственно со средой выполнения для предоставления масштабируемой среды для управляемого кода на стороне сервера [23, 24]. .NET Framework устанавливается по умолчанию в составе операционных систем семейства Windows Server 2003.

В качестве Системы Управления Баз Данных (СУБД) была выбрана набирающая популярность в наши дни СУБД Postgre [25, 26].

Преимущества этой СУБД по сравнению с другими аналогичными средствами:

1. 
   Существенно более полная поддержка стандарта SQL
   
2. 
   Простота использования
   
3. 
   Отсутствие необходимости настройки сервера СУБД
   
4. 
   Возможность простого распространения со своим продуктом
   
5. 
   Полностью свободная лицензия
   
6. 
   Кроссплатформенность
   
7. 
   Высокая скорость
   
8. 
   Поддержка большого подмножества SQL/92
   
9. 
   Поддержка транзакций, триггеров, представлений (views), вложенных запросов
   
10. 
    Безопасность. БД хранится в одном файле, права доступа к которому можно контролировать стандартными средствами ОС
    
11. 
    Возможность использовать разные языки программирования
    
12. 
    Очень экономичная, в плане ресурсов, архитектура.
    

Infragistics предвосхищает переход на архитектуру .NET Framework и предлагает разработчикам единый полнофункциональный набор средств разработки и техническую поддержку. Клиенты получают возможность использовать все преимущества, связанные с этим важным шагом в технологическом развитии.

Являясь ведущим поставщиком готовых компонентов для разработки приложений, Infragistics призывает сокращать сроки работы над проектами за счет приобретения готовых интерфейсных компонентов, поскольку усложнение платформы разработки влечет за собой усложнение реализации интерфейса. Чтобы не писать код для стандартных задач представления данных, Infragistics предлагает оценить затраты на реализацию этих задач и сэкономить время и средства с помощью готовых компонентов.

Нынешние пользователи продуктов Infragistics, приобретавшие компоненты в составе малых и больших наборов, сохраняют за собой все права на поддержку и обновление версий, зафиксированные в лицензионном соглашении. Инициатива по объединению всех компонентов в рамках одного продукта рассчитана на два года. Ее задача – сделать удобней и быстрей работу над приложениями платформы .NET.

Структура базы данных состоит из сорока четырех таблиц, которые полностью охватывают всю предметную область программного комплекса.

Главной таблицей всей структуры по праву можно считать таблицу “Абитуриент”(Entrant) (таблица 3.1), которая концентрирует всю информацию об абитуриенте, в не входят следующие сорок полей:

Структура таблицы “Абитуриент”(Entrant)